¿Sabes cuáles son los errores más frecuentes en los software de Centros de Contacto y cómo darles solución?
Los Contact Center son la cara del negocio para muchas empresas y organizaciones. Por esta razón, las empresas deben asegurarse de que su Centro de Contacto y especialmente su software, puedan respaldar las interacciones con los Clientes de manera fluida y eficiente. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen los Centros de Llamadas y cómo solucionarlos.
Centrarse en la Resolución de la Primera Llamada
En muchas empresas, una cantidad sustancial de los volúmenes de llamadas de un Contact Center son devoluciones de llamadas de Clientes con inquietudes sin resolver. En los Estados Unidos, entre el 20% y el 30% del volumen de llamadas de un Centro de Contacto consisten en devoluciones de llamadas relacionadas con problemas no resueltos.
La resolución de la primera llamada es una métrica importante, ya que su mejoramiento se correlaciona directamente con el aumento de la satisfacción del Cliente, la reducción de los costos operativos y la mejora de otras métricas clave en el Contact Center. Por cada 1% de mejora en la resolución de la primera llamada, los Centros de Contacto reducen los costos operativos en un 1%.
No centrarse en métricas como la resolución de la primera llamada puede significar oportunidades perdidas para mejorar la Experiencia del Cliente y hacer que su Centro de Contacto sea más eficiente. Para mejorar la resolución de la primera llamada, asegúrese de que su software sea lo suficientemente dinámico para admitir casos de uso específicos, así como lo suficientemente flexible para escalar según la demanda.
Otra forma de mejorar la resolución de la primera llamada es mediante la creación de una sólida base de conocimientos que registre preguntas comunes y permita a los agentes acceder a respuestas rápidas a preguntas que tal vez no reconozcan. Finalmente, los gerentes también pueden analizar las principales razones por las que los Clientes llaman al Contact Center y asegurarse de que haya recursos para guiar a los agentes sobre qué hacer cuando ingresan ciertos tipos de llamadas e interacciones.
Herramientas atornilladas demasiado complicadas
Muchos Centros de Contacto usan herramientas de software en desuso y utilizan varios sistemas de software obsoletos para ayudarlos con sus interacciones diarias con los Clientes. Esto complica demasiado el proceso de CX. Dado que muchas de estas herramientas obsoletas también están atornilladas y son multicanal, crea una experiencia inconexa tanto para el agente como para el Cliente.
Los agentes pueden perder mucho tiempo abriendo y cerrando varios programas diferentes para resolver un solo problema y dedicar una gran cantidad de tiempo a tareas administrativas en segundo plano sin hablar con los Clientes. Esto se interpone en el camino de brindar una Experiencia de primer nivel al Cliente, porque crear una experiencia inconexa para el agente también afectará la experiencia del Cliente.
Para resolver este problema, se debe asegurar que el software del Contact Center que está utilizando pueda integrar todas las herramientas que necesita en su plataforma. Las herramientas como las integraciones de CRM, las herramientas de Gestión de Calidad, la integración de IA, la comunicación en todos los canales y las herramientas de comunicación empresarial interna deben ser accesibles para los agentes dentro de la plataforma para garantizar una experiencia fluida, lo que significa una mejor experiencia para los Clientes y operaciones más eficientes del Centro de Contacto.
Falta de flexibilidad del agente
La flexibilidad de los agentes es fundamental, especialmente en el mundo digital actual. Durante el inicio de la pandemia de COVID-19, muchos gobiernos impusieron restricciones de bloqueo, lo que significa que los Centros de Contacto tuvieron que trasladarse a un entorno de trabajo remoto.
A pesar de que muchas empresas y ubicaciones se abren nuevamente al público, muchos Contact Centers continúan empleando a muchos trabajadores remotos y agentes de contratación de todo el mundo para brindar Servicio al Cliente a nivel internacional.
La falta de flexibilidad para los agentes puede dañar las operaciones del Centro de Contacto al reducir la productividad de los agentes, disminuir la moral y aumentar las tasas de deserción. Esto, a su vez, conducirá a operaciones menos eficientes y a una menor Satisfacción del Cliente.
Para respaldar la flexibilidad de los agentes y mejorar el entorno laboral, su Centro de Contacto debe adoptar un software de Contact Center para respaldar la flexibilidad de los agentes. Esto significa una plataforma basada en la nube a la que se puede acceder desde cualquier lugar a través de una simple conexión a Internet.
Estar basado en la nube también significa que su Centro de Contacto puede escalar hacia arriba o hacia abajo según la demanda estacional, lo que le permite agregar más agentes durante las temporadas pico, como en temporada vacacional. Finalmente, algunos proveedores de software de Centros de Contacto brindan capacidades de aplicaciones móviles, lo que permite a los agentes convertir sus teléfonos en un Contact Center completo para ayudar a los Clientes.
Contáctanos para conocer más sobre este tema y llevar al siguiente nivel tu Contact Center con las mejores prácticas de la industria y lo mejor de la tecnología en la Nube, hazlo aquí.
